Любой пользователь, который работает с функцией ВПР (LOOKUP), через некоторое время понимает, что не очень удобно работать с функцией, которая производит поиск только справа от столбца, в котором находится искомое значение. Функции ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX) могут разрешить эту проблему, но в целом формула будет намного длиннее и труднее по сравнению с более простой ВПР.

Пользовательская надстройка rLOOKUP работает как ВПР, но позволяет производить обратный поиск. Функция просто использует методы указательным и матч в VBA. Она предоставляется в Excel надстройка для простоты использования.

Скачать надстройку

Сохраните файл на компьютере и установить его в Excel, выбрав Файл -> Параметры -> Надстройки . Нажмите на кнопку Перейти... , в открывшемся окне выберите Обзор . Выберите сохраненный файл и нажмите кнопку OK, чтобы завершить установку. После установки появится сообщение "Reverse_Lookup" в списке доступных надстроек и функция rLOOKUP становится доступной во всех книгах.

Описание функции

Аргументы для функции rLOOKUP такие же, как и для функции ВПР, см. скриншоты ниже. Чтобы выполнить обратный поиск, просто введите отрицательное число в аргумент "Col_Index_Num" (смотри примеры ниже). Формула будет Lookup в направлении влево.

Одно из различий между этими двумя функциями, что если Интервальный_просмотр опущен в ВПР, то результата точно не будет. Однако обратное верно для rLOOKUP, по умолчанию эта функция возвращает точное значение. Опять же, это потому, что чаще всего пользователи хотят получить значение в результате поиска. Значения ошибок, возвращаемые функцией rLOOKUP аналогичны тем, которые возвращает ВПР.

Пример функции

Следующие данные Excel показывает адреса офисов, имена сотрудников и должность.

Для ответа на этот запрос "Кто работает офисе B43?"мы можем использовать функцию ВПР:

ВПР ("B43"; A1:C6;2; ЛОЖЬ) возвращает "Dilbert".

Тем не менее, если мы хотим знать, "Где находится офис Дилберта?", то ВПР не будет работать. Вот тут пригодится функция rLOOKUP:

rLOOKUP ("Dilbert"; A1:B6, -2).

Обратите внимание, в аргументах номер столбца указывается отрицательным число -2, что позволяет производить поиск в колонке слева.

Вообще, функция работает в обоих направлениях:

rLOOKUP ("B43";A1:C6;2) возвращает "Dilbert" и

rLOOKUP ("Dilbert"; A1:B6; -2) возвращает "B43".

Другие примеры приведены ниже:

Не забудьте сначала установить надстройку, в противном случае будет возвращаться ошибка #NAME? .

Как работает функция

Функция использует функции ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX) для запуска обратного поиска.

Исходный код для функции смотрите ниже.

Function rLOOKUP(Lookup_value, Table_array As Range, Col_index_num As Integer, Optional Range_lookup As Boolean)
"
"Custom function that allows forward and reverse vertical lookups
"Works like VLookup for positive Col_index_num, and does reverse lookups for negative Col_index_num
"Unlike VLOOKUP, it looks for the exact value by default
"
"Nitin Mehta, www.Engineers-Excel.com
"
"
Dim Source_Col As Range, Dest_Col_num As Integer

"The Source Column is the Column where the Lookup_value is located. It is the leftmost column if
"Col_index_number is positive. If Col_index_number is negative, it is the rightmost column
Set Source_Col = Table_array.Columns(IIf(Col_index_num > 0, 1, Table_array.Columns.Count))

"Dest_col_num is the column number within the Table_array range from where we have to pick up the entry against the Lookup_value
Dest_Col_num = IIf(Col_index_num > 0, Col_index_num, Table_array.Columns.Count + Col_index_num + 1)

"Use MATCH and INDEX functions for the Lookup.
"Use of CVErr(xlErrRef) suggested by Brian Canes
rLOOKUP = IIf(Dest_Col_num < 1, CVErr(xlErrRef), Application.Index(Table_array, Application.Match(Lookup_value, Source_Col, Range_lookup), Dest_Col_num))

End Function

Оставьте свой комментарий!

Этот учебник рассказывает о главных преимуществах функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel, которые делают их более привлекательными по сравнению с ВПР . Вы увидите несколько примеров формул, которые помогут Вам легко справиться со многими сложными задачами, перед которыми функция ВПР бессильна.

В нескольких недавних статьях мы приложили все усилия, чтобы разъяснить начинающим пользователям основы функции ВПР и показать примеры более сложных формул для продвинутых пользователей. Теперь мы попытаемся, если не отговорить Вас от использования ВПР , то хотя бы показать альтернативные способы реализации вертикального поиска в Excel.

Зачем нам это? – спросите Вы. Да, потому что ВПР – это не единственная функция поиска в Excel, и её многочисленные ограничения могут помешать Вам получить желаемый результат во многих ситуациях. С другой стороны, функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ – более гибкие и имеют ряд особенностей, которые делают их более привлекательными, по сравнению с ВПР .

Базовая информация об ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Так как задача этого учебника – показать возможности функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ для реализации вертикального поиска в Excel, мы не будем задерживаться на их синтаксисе и применении.

Приведём здесь необходимый минимум для понимания сути, а затем разберём подробно примеры формул, которые показывают преимущества использования ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ вместо ВПР .

ИНДЕКС – синтаксис и применение функции

Функция INDEX (ИНДЕКС) в Excel возвращает значение из массива по заданным номерам строки и столбца. Функция имеет вот такой синтаксис:


Каждый аргумент имеет очень простое объяснение:

  • array (массив) – это диапазон ячеек, из которого необходимо извлечь значение.
  • row_num (номер_строки) – это номер строки в массиве, из которой нужно извлечь значение. Если не указан, то обязательно требуется аргумент column_num (номер_столбца).
  • column_num (номер_столбца) – это номер столбца в массиве, из которого нужно извлечь значение. Если не указан, то обязательно требуется аргумент row_num (номер_строки)

Если указаны оба аргумента, то функция ИНДЕКС возвращает значение из ячейки, находящейся на пересечении указанных строки и столбца.

Вот простейший пример функции INDEX (ИНДЕКС):

INDEX(A1:C10,2,3)
=ИНДЕКС(A1:C10;2;3)

Формула выполняет поиск в диапазоне A1:C10 и возвращает значение ячейки во 2-й строке и 3-м столбце, то есть из ячейки C2 .

Очень просто, правда? Однако, на практике Вы далеко не всегда знаете, какие строка и столбец Вам нужны, и поэтому требуется помощь функции ПОИСКПОЗ .

ПОИСКПОЗ – синтаксис и применение функции

Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) в Excel ищет указанное значение в диапазоне ячеек и возвращает относительную позицию этого значения в диапазоне.

Например, если в диапазоне B1:B3 содержатся значения New-York, Paris, London, тогда следующая формула возвратит цифру 3 , поскольку “London” – это третий элемент в списке.

MATCH("London",B1:B3,0)
=ПОИСКПОЗ("London";B1:B3;0)

Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) имеет вот такой синтаксис:

MATCH(lookup_value,lookup_array,)
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])

  • lookup_value (искомое_значение) – это число или текст, который Вы ищите. Аргумент может быть значением, в том числе логическим, или ссылкой на ячейку.
  • lookup_array (просматриваемый_массив) – диапазон ячеек, в котором происходит поиск.
  • match_type (тип_сопоставления) – этот аргумент сообщает функции ПОИСКПОЗ , хотите ли Вы найти точное или приблизительное совпадение:
    • 1 или не указан – находит максимальное значение, меньшее или равное искомому. Просматриваемый массив должен быть упорядочен по возрастанию, то есть от меньшего к большему.
    • 0 – находит первое значение, равное искомому. Для комбинации ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ всегда нужно точное совпадение, поэтому третий аргумент функции ПОИСКПОЗ должен быть равен 0 .
    • -1 – находит наименьшее значение, большее или равное искомому значению. Просматриваемый массив должен быть упорядочен по убыванию, то есть от большего к меньшему.

На первый взгляд, польза от функции ПОИСКПОЗ вызывает сомнение. Кому нужно знать положение элемента в диапазоне? Мы хотим знать значение этого элемента!

Позвольте напомнить, что относительное положение искомого значения (т.е. номер строки и/или столбца) – это как раз то, что мы должны указать для аргументов row_num (номер_строки) и/или column_num (номер_столбца) функции INDEX (ИНДЕКС). Как Вы помните, функция ИНДЕКС может возвратить значение, находящееся на пересечении заданных строки и столбца, но она не может определить, какие именно строка и столбец нас интересуют.

Как использовать ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel

Теперь, когда Вам известна базовая информация об этих двух функциях, полагаю, что уже становится понятно, как функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС могут работать вместе. ПОИСКПОЗ определяет относительную позицию искомого значения в заданном диапазоне ячеек, а ИНДЕКС использует это число (или числа) и возвращает результат из соответствующей ячейки.

Ещё не совсем понятно? Представьте функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в таком виде:

INDEX(,(MATCH (искомое значение ,столбец в котором ищем ,0))
=ИНДЕКС(столбец из которого извлекаем ;(ПОИСКПОЗ(искомое значение ;столбец в котором ищем ;0))

Думаю, ещё проще будет понять на примере. Предположим, у Вас есть вот такой список столиц государств:

Давайте найдём население одной из столиц, например, Японии, используя следующую формулу:

INDEX($D$2:$D$10,MATCH("Japan",$B$2:$B$10,0))
=ИНДЕКС($D$2:$D$10;ПОИСКПОЗ("Japan";$B$2:$B$10;0))

Теперь давайте разберем, что делает каждый элемент этой формулы:

  • Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) ищет значение “Japan” в столбце B , а конкретно – в ячейках B2:B10 , и возвращает число 3 , поскольку “Japan” в списке на третьем месте.
  • Функция INDEX (ИНДЕКС) использует 3 для аргумента row_num (номер_строки), который указывает из какой строки нужно возвратить значение. Т.е. получается простая формула:

    INDEX($D$2:$D$10,3)
    =ИНДЕКС($D$2:$D$10;3)

    Формула говорит примерно следующее: ищи в ячейках от D2 до D10 и извлеки значение из третьей строки, то есть из ячейки D4 , так как счёт начинается со второй строки.

Вот такой результат получится в Excel:

Важно! Количество строк и столбцов в массиве, который использует функция INDEX (ИНДЕКС), должно соответствовать значениям аргументов row_num (номер_строки) и column_num (номер_столбца) функции MATCH (ПОИСКПОЗ). Иначе результат формулы будет ошибочным.

Стоп, стоп… почему мы не можем просто использовать функцию VLOOKUP (ВПР)? Есть ли смысл тратить время, пытаясь разобраться в лабиринтах ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС ?

VLOOKUP("Japan",$B$2:$D$2,3)
=ВПР("Japan";$B$2:$D$2;3)

В данном случае – смысла нет! Цель этого примера – исключительно демонстрационная, чтобы Вы могли понять, как функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС работают в паре. Последующие примеры покажут Вам истинную мощь связки ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , которая легко справляется с многими сложными ситуациями, когда ВПР оказывается в тупике.

Почему ИНДЕКС/ПОИСКПОЗ лучше, чем ВПР?

Решая, какую формулу использовать для вертикального поиска, большинство гуру Excel считают, что ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ намного лучше, чем ВПР . Однако, многие пользователи Excel по-прежнему прибегают к использованию ВПР , т.к. эта функция гораздо проще. Так происходит, потому что очень немногие люди до конца понимают все преимущества перехода с ВПР на связку ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , а тратить время на изучение более сложной формулы никто не хочет.

4 главных преимущества использования ПОИСКПОЗ/ИНДЕКС в Excel:

1. Поиск справа налево. Как известно любому грамотному пользователю Excel, ВПР не может смотреть влево, а это значит, что искомое значение должно обязательно находиться в крайнем левом столбце исследуемого диапазона. В случае с ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , столбец поиска может быть, как в левой, так и в правой части диапазона поиска. Пример: покажет эту возможность в действии.

2. Безопасное добавление или удаление столбцов. Формулы с функцией ВПР перестают работать или возвращают ошибочные значения, если удалить или добавить столбец в таблицу поиска. Для функции ВПР любой вставленный или удалённый столбец изменит результат формулы, поскольку синтаксис ВПР требует указывать весь диапазон и конкретный номер столбца, из которого нужно извлечь данные.

Например, если у Вас есть таблица A1:C10 , и требуется извлечь данные из столбца B , то нужно задать значение 2 для аргумента col_index_num (номер_столбца) функции ВПР , вот так:

VLOOKUP("lookup value",A1:C10,2)
=ВПР("lookup value";A1:C10;2)

Если позднее Вы вставите новый столбец между столбцами A и B , то значение аргумента придется изменить с 2 на 3 , иначе формула возвратит результат из только что вставленного столбца.

Используя ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , Вы можете удалять или добавлять столбцы к исследуемому диапазону, не искажая результат, так как определен непосредственно столбец, содержащий нужное значение. Действительно, это большое преимущество, особенно когда работать приходится с большими объёмами данных. Вы можете добавлять и удалять столбцы, не беспокоясь о том, что нужно будет исправлять каждую используемую функцию ВПР .

3. Нет ограничения на размер искомого значения. Используя ВПР , помните об ограничении на длину искомого значения в 255 символов, иначе рискуете получить ошибку #VALUE! (#ЗНАЧ!). Итак, если таблица содержит длинные строки, единственное действующее решение – это использовать ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ .

Предположим, Вы используете вот такую формулу с ВПР , которая ищет в ячейках от B5 до D10 значение, указанное в ячейке A2 :

VLOOKUP(A2,B5:D10,3,FALSE)
=ВПР(A2;B5:D10;3;ЛОЖЬ)

Формула не будет работать, если значение в ячейке A2 длиннее 255 символов. Вместо неё Вам нужно использовать аналогичную формулу ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ :

INDEX(D5:D10,MATCH(TRUE,INDEX(B5:B10=A2,0),0))
=ИНДЕКС(D5:D10;ПОИСКПОЗ(ИСТИНА;ИНДЕКС(B5:B10=A2;0);0))

4. Более высокая скорость работы. Если Вы работаете с небольшими таблицами, то разница в быстродействии Excel будет, скорее всего, не заметная, особенно в последних версиях. Если же Вы работаете с большими таблицами, которые содержат тысячи строк и сотни формул поиска, Excel будет работать значительно быстрее, при использовании ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС вместо ВПР . В целом, такая замена увеличивает скорость работы Excel на 13% .

Влияние ВПР на производительность Excel особенно заметно, если рабочая книга содержит сотни сложных формул массива, таких как ВПР+СУММ . Дело в том, что проверка каждого значения в массиве требует отдельного вызова функции ВПР . Поэтому, чем больше значений содержит массив и чем больше формул массива содержит Ваша таблица, тем медленнее работает Excel.

С другой стороны, формула с функциями ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС просто совершает поиск и возвращает результат, выполняя аналогичную работу заметно быстрее.

ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ – примеры формул

Теперь, когда Вы понимаете причины, из-за которых стоит изучать функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС , давайте перейдём к самому интересному и увидим, как можно применить теоретические знания на практике.

Как выполнить поиск с левой стороны, используя ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС

Любой учебник по ВПР твердит, что эта функция не может смотреть влево. Т.е. если просматриваемый столбец не является крайним левым в диапазоне поиска, то нет шансов получить от ВПР желаемый результат.

Функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС в Excel гораздо более гибкие, и им все-равно, где находится столбец со значением, которое нужно извлечь. Для примера, снова вернёмся к таблице со столицами государств и населением. На этот раз запишем формулу ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , которая покажет, какое место по населению занимает столица России (Москва).

Как видно на рисунке ниже, формула отлично справляется с этой задачей:

INDEX($A$2:$A$10,MATCH("Russia",$B$2:$B$10,0))

Теперь у Вас не должно возникать проблем с пониманием, как работает эта формула:

  • Во-первых, задействуем функцию MATCH (ПОИСКПОЗ), которая находит положение “Russia” в списке:

    MATCH("Russia",$B$2:$B$10,0))
    =ПОИСКПОЗ("Russia";$B$2:$B$10;0))

  • Далее, задаём диапазон для функции INDEX (ИНДЕКС), из которого нужно извлечь значение. В нашем случае это A2:A10 .
  • Затем соединяем обе части и получаем формулу:

    INDEX($A$2:$A$10;MATCH("Russia";$B$2:$B$10;0))
    =ИНДЕКС($A$2:$A$10;ПОИСКПОЗ("Russia";$B$2:$B$10;0))

Подсказка: Правильным решением будет всегда использовать абсолютные ссылки для ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , чтобы диапазоны поиска не сбились при копировании формулы в другие ячейки.

Вычисления при помощи ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel (СРЗНАЧ, МАКС, МИН)

Вы можете вкладывать другие функции Excel в ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , например, чтобы найти минимальное, максимальное или ближайшее к среднему значение. Вот несколько вариантов формул, применительно к таблице из :

1. MAX (МАКС). Формула находит максимум в столбце D C той же строки:

INDEX($C$2:$C$10,MATCH(MAX($D$2:I$10),$D$2:D$10,0))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(МАКС($D$2:I$10);$D$2:D$10;0))

Результат: Beijing

2. MIN (МИН). Формула находит минимум в столбце D и возвращает значение из столбца C той же строки:

INDEX($C$2:$C$10,MATCH(MIN($D$2:I$10),$D$2:D$10,0))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(МИН($D$2:I$10);$D$2:D$10;0))

Результат: Lima

3. AVERAGE (СРЗНАЧ). Формула вычисляет среднее в диапазоне D2:D10 , затем находит ближайшее к нему и возвращает значение из столбца C той же строки:

INDEX($C$2:$C$10,MATCH(AVERAGE($D$2:D$10),$D$2:D$10,1))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(СРЗНАЧ($D$2:D$10);$D$2:D$10;1))

Результат: Moscow

О чём нужно помнить, используя функцию СРЗНАЧ вместе с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Используя функцию СРЗНАЧ в комбинации с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , в качестве третьего аргумента функции ПОИСКПОЗ чаще всего нужно будет указывать 1 или -1 в случае, если Вы не уверены, что просматриваемый диапазон содержит значение, равное среднему. Если же Вы уверены, что такое значение есть, – ставьте 0 для поиска точного совпадения.

  • Если указываете 1 , значения в столбце поиска должны быть упорядочены по возрастанию, а формула вернёт максимальное значение, меньшее или равное среднему.
  • Если указываете -1 , значения в столбце поиска должны быть упорядочены по убыванию, а возвращено будет минимальное значение, большее или равное среднему.

В нашем примере значения в столбце D упорядочены по возрастанию, поэтому мы используем тип сопоставления 1 . Формула ИНДЕКС /ПОИСКПО З возвращает “Moscow”, поскольку величина населения города Москва – ближайшее меньшее к среднему значению (12 269 006).

Как при помощи ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ выполнять поиск по известным строке и столбцу

Эта формула эквивалентна двумерному поиску ВПР и позволяет найти значение на пересечении определённой строки и столбца.

В этом примере формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ будет очень похожа на формулы, которые мы уже обсуждали в этом уроке, с одним лишь отличием. Угадайте каким?

Как Вы помните, синтаксис функции INDEX (ИНДЕКС) позволяет использовать три аргумента:

INDEX(array,row_num,)
ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])

И я поздравляю тех из Вас, кто догадался!

Начнём с того, что запишем шаблон формулы. Для этого возьмём уже знакомую нам формулу ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ и добавим в неё ещё одну функцию ПОИСКПОЗ , которая будет возвращать номер столбца.

INDEX(Ваша таблица ,(MATCH(,столбец, в котором искать ,0)),(MATCH(,строка в которой искать ,0))
=ИНДЕКС(Ваша таблица ,(MATCH(значение для вертикального поиска ,столбец, в котором искать ,0)),(MATCH(значение для горизонтального поиска ,строка в которой искать ,0))

Обратите внимание, что для двумерного поиска нужно указать всю таблицу в аргументе array (массив) функции INDEX (ИНДЕКС).

А теперь давайте испытаем этот шаблон на практике. Ниже Вы видите список самых населённых стран мира. Предположим, наша задача узнать население США в 2015 году.

Хорошо, давайте запишем формулу. Когда мне нужно создать сложную формулу в Excel с вложенными функциями, то я сначала каждую вложенную записываю отдельно.

Итак, начнём с двух функций ПОИСКПОЗ , которые будут возвращать номера строки и столбца для функции ИНДЕКС :

  • ПОИСКПОЗ для столбца – мы ищем в столбце B , а точнее в диапазоне B2:B11 , значение, которое указано в ячейке H2 (USA). Функция будет выглядеть так:

    MATCH($H$2,$B$1:$B$11,0)
    =ПОИСКПОЗ($H$2;$B$1:$B$11;0)

    4 , поскольку “USA” – это 4-ый элемент списка в столбце B (включая заголовок).

  • ПОИСКПОЗ для строки – мы ищем значение ячейки H3 (2015) в строке 1 , то есть в ячейках A1:E1 :

    MATCH($H$3,$A$1:$E$1,0)
    =ПОИСКПОЗ($H$3;$A$1:$E$1;0)

    Результатом этой формулы будет 5 , поскольку “2015” находится в 5-ом столбце.

Теперь вставляем эти формулы в функцию ИНДЕКС и вуаля:

INDEX($A$1:$E$11,MATCH($H$2,$B$1:$B$11,0),MATCH($H$3,$A$1:$E$1,0))
=ИНДЕКС($A$1:$E$11;ПОИСКПОЗ($H$2;$B$1:$B$11;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$A$1:$E$1;0))

Если заменить функции ПОИСКПОЗ на значения, которые они возвращают, формула станет легкой и понятной:

INDEX($A$1:$E$11,4,5))
=ИНДЕКС($A$1:$E$11;4;5))

Эта формула возвращает значение на пересечении 4-ой строки и 5-го столбца в диапазоне A1:E11 , то есть значение ячейки E4 . Просто? Да!

Поиск по нескольким критериям с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

В учебнике по ВПР мы показывали пример формулы с функцией ВПР для поиска по нескольким критериям . Однако, существенным ограничением такого решения была необходимость добавлять вспомогательный столбец. Хорошая новость: формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ может искать по значениям в двух столбцах, без необходимости создания вспомогательного столбца!

Предположим, у нас есть список заказов, и мы хотим найти сумму по двум критериям – имя покупателя (Customer) и продукт (Product). Дело усложняется тем, что один покупатель может купить сразу несколько разных продуктов, и имена покупателей в таблице на листе Lookup table расположены в произвольном порядке.

Вот такая формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ решает задачу:

{=INDEX("Lookup table"!$A$2:$C$13,MATCH(1,(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13)*
(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13),0),3)}
{=ИНДЕКС("Lookup table"!$A$2:$C$13;ПОИСКПОЗ(1;(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13)*
(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13);0);3)}

Эта формула сложнее других, которые мы обсуждали ранее, но вооруженные знанием функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ Вы одолеете ее. Самая сложная часть – это функция ПОИСКПОЗ , думаю, её нужно объяснить первой.

MATCH(1,(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13),0)*(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13)
ПОИСКПОЗ(1;(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13);0)*(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13)

В формуле, показанной выше, искомое значение – это 1 , а массив поиска – это результат умножения. Хорошо, что же мы должны перемножить и почему? Давайте разберем все по порядку:

  • Берем первое значение в столбце A (Customer) на листе Main table и сравниваем его со всеми именами покупателей в таблице на листе Lookup table (A2:A13).
  • Если совпадение найдено, уравнение возвращает 1 (ИСТИНА), а если нет – 0 (ЛОЖЬ).
  • Далее, мы делаем то же самое для значений столбца B (Product).
  • Затем перемножаем полученные результаты (1 и 0). Только если совпадения найдены в обоих столбцах (т.е. оба критерия истинны), Вы получите 1 . Если оба критерия ложны, или выполняется только один из них – Вы получите 0 .

Теперь понимаете, почему мы задали 1 , как искомое значение? Правильно, чтобы функция ПОИСКПОЗ возвращала позицию только, когда оба критерия выполняются.

Обратите внимание: В этом случае необходимо использовать третий не обязательный аргумент функции ИНДЕКС . Он необходим, т.к. в первом аргументе мы задаем всю таблицу и должны указать функции, из какого столбца нужно извлечь значение. В нашем случае это столбец C (Sum), и поэтому мы ввели 3 .

И, наконец, т.к. нам нужно проверить каждую ячейку в массиве, эта формула должна быть формулой массива. Вы можете видеть это по фигурным скобкам, в которые она заключена. Поэтому, когда закончите вводить формулу, не забудьте нажать Ctrl+Shift+Enter .

Если всё сделано верно, Вы получите результат как на рисунке ниже:

ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в сочетании с ЕСЛИОШИБКА в Excel

Как Вы, вероятно, уже заметили (и не раз), если вводить некорректное значение, например, которого нет в просматриваемом массиве, формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ сообщает об ошибке #N/A (#Н/Д) или #VALUE! (#ЗНАЧ!). Если Вы хотите заменить такое сообщение на что-то более понятное, то можете вставить формулу с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в функцию ЕСЛИОШИБКА .

Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА очень прост:

IFERROR(value,value_if_error)
ЕСЛИОШИБКА(значение;значение_если_ошибка)

Где аргумент value (значение) – это значение, проверяемое на предмет наличия ошибки (в нашем случае – результат формулы ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ ); а аргумент value_if_error (значение_если_ошибка) – это значение, которое нужно возвратить, если формула выдаст ошибку.

Например, Вы можете вставить в функцию ЕСЛИОШИБКА вот таким образом:

IFERROR(INDEX($A$1:$E$11,MATCH($G$2,$B$1:$B$11,0),MATCH($G$3,$A$1:$E$1,0)),
"Совпадений не найдено. Попробуйте еще раз!") =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$1:$E$11;ПОИСКПОЗ($G$2;$B$1:$B$11;0);ПОИСКПОЗ($G$3;$A$1:$E$1;0));
"Совпадений не найдено. Попробуйте еще раз!")

И теперь, если кто-нибудь введет ошибочное значение, формула выдаст вот такой результат:

Если Вы предпочитаете в случае ошибки оставить ячейку пустой, то можете использовать кавычки (“”), как значение второго аргумента функции ЕСЛИОШИБКА . Вот так:

IFERROR(INDEX(массив,MATCH(искомое_значение,просматриваемый_массив,0),"")
ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(массив;ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;0);"")

Надеюсь, что хотя бы одна формула, описанная в этом учебнике, показалась Вам полезной. Если Вы сталкивались с другими задачами поиска, для которых не смогли найти подходящее решение среди информации в этом уроке, смело опишите свою проблему в комментариях, и мы все вместе постараемся решить её.

Батьянов Денис на правах гостевого автора рассказывает в этом посте о том, как найти данные в одной таблице Excel и извлечь их в другую, а также открывает все секреты функции вертикального просмотра.

Использование функции СТОЛБЕЦ для указания колонки извлечения

Если таблица, в которую вы извлекаете данные при помощи ВПР, имеет ту же самую структуру, что и справочная таблица, но просто содержит меньшее количество строк, то в ВПР можно использовать функцию СТОЛБЕЦ() для автоматического расчёта номеров извлекаемых столбцов. При этом все ВПР-формулы будут одинаковыми (с поправкой на первый параметр, который меняется автоматически)! Обратите внимание, что у первого параметра координата столбца абсолютная.

Создание составного ключа через &»|»&

Если возникает необходимость искать по нескольким столбцам одновременно, то необходимо делать составной ключ для поиска. Если бы возвращаемое значение было не текстовым (как тут в случае с полем «Код»), а числовым, то для этого подошла бы более удобная формула СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и составной ключ столбца не потребовался бы вовсе.

Это моя первая статья для Лайфхакера. Если вам понравилось, то приглашаю вас посетить мой сайт , а также с удовольствием прочту в комментариях о ваших секретах использования функции ВПР и ей подобных. Спасибо. :)

Необходимое предисловие

Если вы раньше не работали с функцией ВПР (VLOOKUP) , то много потеряли очень рекомендую сначала почитать .

Проблема

Как многим известно, функция ВПР (VLOOKUP) может выдавать в качестве результата значения, которые находятся строго правее того столбца, где производится поиск. Ах, как было бы красиво, если бы третий аргумент этой функции (номер столбца, откуда выдаются значения) можно было бы задавать отрицательным, но - нет.

На практике же сплошь и рядом возникают ситуации, когда искать данные надо в столбце, который находится правее, а не левее столбца результатов, например:

Стоимость по коду заказа найти легко - обычный ВПР тут поможет на раз-два. А вот как найти название товара по коду? На тренингах этот вопрос я чаще всего слышу в формулировке "а как сделать левый ВПР"?

Давайте разберем несколько способов.

Способ 1. Лобовая атака

Если следовать принципу Оккама и не усложнять без надобности, то можно просто скопировать нужный столбец правее (или сделать его ссылками) и использовать обычный ВПР :


Дешево и сердито, но требует ручного допиливания таблицы. Кроме того, часто бывают случаи, когда таблицу нельзя менять: она защищена паролем, это корпоративный шаблон, таблица в общем доступе и т.д. Тогда нужен другой подход.

Способ 2. Виртуальная перестановка столбцов функцией ВЫБОР

Если переставить местами столбцы на листе нельзя, то это можно сделать виртуально, т.е. "на лету" прямо в самой формуле. Для этого нам потребуется функция ВЫБОР (CHOOSE) . Основное ее предназначение – выбирать нужный элемент из списка по заданному номеру. Ее, например, можно использовать для замены номера дня недели на его текстовый аналог:


Ничего сверхъестественного, на первый взгляд, но тут есть пара хитрых моментов.

Во-первых , вместо текстовых названий выбираемых элементов списка ("пн", "вт" и т.д.) можно использовать адреса диапазонов. И тогда функция вернет ссылку на выбранный диапазон. Так, например, формула:

ВЫБОР(2; A1:A10 ; D1:D10 ; B1:B10 )

Во-вторых , вместо простого одиночного номера извлекаемого элемента в первом аргументе функции ВЫБОР можно задать массив констант в фигурных скобках, например, так:

ВЫБОР({1;2} ; A1:A10 ; D1:D10 ; B1:B10 )

Тогда на выходе мы получим два первых диапазона (A1:A10 и D1:D10), склеенных в единое целое.

И вот теперь все это можно вложить внутрь нашей ВПР , чтобы реализовать «левый поиск»:


От "классического ВПР" отличается, как видно, только тем, что диапазон задается склейкой двух столбцов Код заказа и Товар с помощью функции ВЫБОР . В остальном все привычно.

Минусы такого способа - это скорость (примерно в 5-7 раз медленнее обычного ВПР) и некоторая непривычность для коллег (а может это даже плюс!)

Способ 3. Связка функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Если не держаться имеено за функцию ВПР, то можно использовать ее более мощный аналог - связку двух очень полезных функций ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH) :


Функция ПОИСКПОЗ ищет заданное значение (С2, т.е. код нужного нам заказа) в одномерном диапазоне (столбце кодов в таблице C10:C25) и выдает в качестве результата порядковый номер ячейки, где нашла искомое - в нашем случае это будет число 4, т.к. код нужного нам заказа четвертый в таблице.

А затем в дело вступает функция ИНДЕКС , которая умеет извлекать данные из вертикального массива-столбца (названия товаров в B10:B25) по порядковому номеру (который предварительно нашла ПОИСКПОЗ ). Таким образом, ИНДЕКС выдаст нам содержимое четвертой ячейки из столбца Товар , что и требовалось.

По сравнению с предыдущим способом, такой вариант гораздо быстрее пересчитывается (почти также быстро как обычный ВПР), что важно для больших таблиц.

Похожий пример (с видео) я разбирал ранее . А уж про функцию ИНДЕКС можно говорить :)

Способ 4. Функция СУММЕСЛИ(МН)

Если нужно извлечь из таблицы именно число (допустим, объем в литрах), то иногда проще использовать для реализации "левого ВПР" функцию выборочного суммирования СУММЕСЛИ (SUMIF) или ее старшую сестру - функцию СУММЕСЛИМН (SUMIFS) :


Минусы такого подхода очевидны - он работает только для чисел и, при условии, что в столбце нет повторяющихся значений. Если есть дубликаты (несколько заказов с одинаковым кодом), то эта функция сложит все объемы, а не выдаст первый, как это сделала бы ВПР. Ну, и скорость у такого способа тоже не очень - примерно в 3-4 раза медленнее, чем обычный ВПР.

Большая статья про функции выборочного подсчета по одному или нескольким условиям .

Способ 5. Готовая макрофункция из PLEX

Если не пугает использование макросов, то можно использовать готовую пользовательскую функцию на Visual Basic, которая входит в состав для Microsoft Excel. По сравнению с обычной ВПР она умеет:

  • искать по нескольким столбцам сразу (до 3)
  • выдавать результаты из любого столбца (левее или правее - не важно)
  • выдавать не только первое встретившееся значение, а нужное по порядку
  • можно задать, что вывести, если ничего не найдено вместо ошибки #Н/Д


У такого способа два минуса: нужно сохранять файл с поддержкой макросов (XLSM) и скорость у любой макрофункции не очень высокая - на больших таблицах может ощутимо подтормаживать.

Но как один из вариантов - пойдет:)

Ссылки по теме

Отличный способ. Спасибо.
Научите: Как можно с помощью индекс и поискпозиции выбирать значения из первого столбца, когда ищешь во втором столбце, но при этом нужно во втором столбце найти значения с максимальной датой в четвертом?
На вскидку приходит функция наибольший, но куда ее вставить....)))вот такая таблица

маршрут ид префикс платеж
запад2 251458 БР7652И 16.01.2017
Кашира1 252412 БР7652И 17.01.2017
С5-1 253016 БР7272И 18.01.2017
С3-1 254392 БР7652И 19.01.2017
Кашира1 255031 БР7249И 20.01.2017
Кашира1 257321 БР7759И 21.01.2017
СВ1-1 257569 БР7761И 22.01.2017
Пушкино1 259373 БР7647И 23.01.2017
Коломна1 259591 БР7315И 24.01.2017
Кашира1 260300 БР7544И 25.01.2017
вот так я ищу
префикс ид
БР7652И ИНДЕКС(A2:D11;ПОИСКПОЗ(D20;C2:C11;0);ПОИСКПОЗ(E19;A1:D1;0))
но мне нужен результат с максимальной датой платежа а не первый по порядку

Это шестая глава книги Билла Джелена. .

Многоуровневый комиссионный план: функция ЕСЛИ или ВПР. Проблема: я рассчитываю комиссию на основе скользящей шкалы. Процент зависит от объема продаж (рис. 6.1).

Скачать заметку в формате или , примеры в формате

Стратегия: вы можете решить задачу с помощью нескольких операторов ЕСЛИ или с использовав необычную формой функции ВПР. При использовании функции ЕСЛИ начните проверку с самого большого значения. Например, в ячейке F2 (рис. 6.2.) содержится значение $22810. Проверка F2 > 20000 возвратит значение ИСТИНА, но и проверка F2 > 1000 также вернет ИСТИНА. В формуле ниже выбрана правильная последовательность проверок. Результат ЕСЛИ умножается на выручку в F2. Это избавит вас от необходимости вводить F2 пять раз.

Использована формула:

ЕСЛИ(F2>20000;0,02;
ЕСЛИ(F2>15000;0,0125;
ЕСЛИ(F2>10000;0,01;
ЕСЛИ(F2>7500;0,0025;
ЕСЛИ(F2>1000;0,001;0)))))*F2

Как бонусный план становится еще более сложным, вы должны увеличить количество вложений. Excel2013 позволяет вложить 32 оператора ЕСЛИ. Еще совсем недавно (в Excel 2003) можно было вложить только 7 операторов ЕСЛИ. Довольно быстро этот метод становится громоздким.

Это первый пример, когда полезна ВПР с третьим аргументом ИСТИНА (эквивалентно отсутствию аргумента). Использовать ВПР, вам придется в обратном порядке так, что наибольшее значение появляется в конце таблицы подстановки (рис. 6.3). Кроме того, нужно добавить первую строку для обработки продаж в диапазоне 0–$1000. (На самом деле, в зависимости от того, как вы хотите представить отрицательные значения, может потребоваться еще одна строка.)

В таблице подстановки (L2:M8) продажи $22 810 отсутствуют. Используя типичную ВПР с третьим аргументом ЛОЖЬ, мы получили бы ошибку #Н/Д. Когда вы опускаете третий аргумент (или используете значение ИСТИНА), ВПР будет искать ближайшее значение, меньшее, чем $22 810. В нашем случае ВПР вернет значение 2% для значения $20 000 чуть меньшего, чем $22 810.

Дополнительные сведения: возможно, вы сталкивались с обратной ситуацией, когда вам требовалось найти значение в таблице подстановки чуть большее искомого. Вы не можете сделать это с помощью ВПР, но можете использовать функцию ПОИСКПОЗ (см. ).

Поиск в двух направлениях с использованием ИНДЕКС и двух ПОИСКПОЗ. Проблема: мне нужно выполнить поиск кода продукта по столбцу и месяца по строке, а затем вернуть значение на пересечении этой строки и столбца.

Стратегия: вы можете использовать функцию ПОИСКПОЗ, чтобы найти строку, затем вторую ПОИСКПОЗ, чтобы найти столбец, а затем ИНДЕКС, чтобы выбрать правильное значение.

В этом примере, пользователь с помощью выпадающих меню в ячейках J2 и J3 выбирает артикул и месяц (рис. 6.4). Найдите объем продаж (в штуках) по артикулу А397 за апрель (рис. 6.5).

Ваша первая формула будет использовать ПОИСКПОЗ, чтобы найти строку в левом столбце таблицы. Формула в J5 =ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0). Ответ 2 указывает, что A397 находится во второй строке таблицы подстановки. Вторая формула в J6 (рис. 6.6) =ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0) ищет столбец в первой строке. Результат 4 указывает на то, что Апрель найден в четвертом столбце таблицы подстановки. Наконец, ИНДЕКС возвращает значение из таблицы B2:G20, беря столбец из J5 (второй) и строку из J6 (четвертую). В J7 формула =ИНДЕКС(B2:G20;J5;J6).

Избавьтесь от промежуточных вычислений, и создайте мега-формулу. Возьмите за основу формулу в J7 и замените ссылки на промежуточные вычисления, т.е. подставьте вместо J5 –> ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0), а вместо J6 –> ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0). Используйте для этого копирование из строки формул, не беря в буфер знак равенства. Вот что у вас получится: =ИНДЕКС(B2:G20;ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0);ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0)).

Поиск в двух направлениях с использованием ВПР и ПОИСКПОЗ. Воспользуемся предыдущим примером, но пойдем другим путем. Возьмем ВПР, чтобы найти нужную строку, а внутри нее используем ПОИСКПОЗ (в качестве третьего аргумента ВПР) для нахождения правильного столбца.

Поиск по двум столбцам. Проблема: мне нужно найти объем продаж (в штуках) по коду компании и номеру Центра (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Поиск по Компании и Центру

Стратегия: есть три варианта решения этой проблемы: а) сцепленный ключ, (б) СУМЕСЛИМН, (с) СМЕЩ. Сцепленный ключ будет работать только если вы можете добавить новый столбец слева от столбца С. СУММЕСЛИМН будет работать только если возвращаемое значение является числовым. СМЕЩ будет работать только если столбцы Компания и Центр отсортированы, как показано выше.

Сцепленный ключ. Вставьте новый столбец между В и C. Вы хотите объединить содержимое столбца А, разделитель, и содержимое столбца В. Например, =А2& " - " &В2 подготовит ключ 100-1010 (рис. 6.10).

Разделитель текста использовать необязательно. Однако, если вы не используете разделитель, у вас может получиться один и тот же ключ для двух разных связок Компания/Центр (рис. 6.11). Использование дефиса предотвратит эту двусмысленность. Если ваши данные уже содержат дефис, в качестве разделителя можно использовать что-то вроде вертикальной черты |.

После создания столбца со сцепленным ключом в таблице подстановки, вы можете использовать ВПР (рис. 6.12). Формула в G5: =ВПР(G2& " - " &G3;$C$2:$D$22;2;ЛОЖЬ).

Рис. 6.12. Два ключевых поля, объединенные вместе «на лету» (т.е. в самой формуле), могут использоваться в качестве первого аргумента функция ВПР

СУМЕСЛИМН. Если значение, которое вы пытаетесь вернуть, численное, вы можете использовать СУММЕСЛИМН, БДСУММ, СУММПРОИЗВ. Из этих трех, СУММЕСЛИМН самая простая, но она будет работать, лишь начиная с версии Excel 2007 (рис. 6.13).

Рис. 6.13. Решение с помощью СУММЕСЛИМН (здесь и далее, если рисунок кажется мелким, кликните на нем правой кнопкой мыши, и выберите Открыть картинку в новой вкладке )

Первый аргумент СУММЕСЛИМН – диапазон суммирования, в нашем случае С2:С22. Именно данные из этого диапазона войду в итоговую сумму при выполнении условий. Вот почему требуется, чтобы эти данные были числовыми. В противном случае, функция не будет работать. Далее у вас есть пары аргументов, которые определяют диапазон соответствия критерию и сам критерий (можно ввести до 127 пар). Первый диапазон критериев – Компании (А2:А22). Вы хотите найти записи, в которых значение в столбце Компания равно 200 (значение из F2). Следующий диапазон критериев – Центры (В2:В22). Вы хотите найти записи, в которых Центр совпадает со значением в F3. В нашем случае обоим критериям (компания = 200 и центр = 1030) отвечает единственная строка – 11. Только она даст вклад в сумму и СУММЕСЛИМН вернет единственное значение – 15 097 из ячейки D11. Формула в F5: =СУММЕСЛИМН($C$2:$C$22;$A$2:$A$22;F2;$B$2:$B$22;F3).

Если вы можете вместо вертикального диапазона критериев (F2:F3) использовать горизонтальный (например, F2:G2), вам подойдет и слегка устаревшая функция БДСУММ (рис. 6.15). Синтаксис функции: БДСУММ(база_данных;поле;условия). Укажите А1:С22 в качестве базы данных, в поле – 3 (результат извлечь из третьего столбца таблицы), условия – диапазон F1:G2.

Рис. 6.15. БДСУММ также справится с проблемой, но диапазон критериев должен иметь заголовок и располагаться горизонтально

СМЕЩ используется для указания на диапазон. Расположение и размер диапазона вычисляется на лету в момент расчета формулы. СМЕЩ использует пять аргументов, по крайней мере один из которых (кроме первого) сам по себе основан на расчете (формуле). Поскольку СМЕЩ возвращает не значение, а ссылку на диапазон ячеек, функция обычно используется внутри другой функции, например, СУММ, или в данном случае внутри ВПР (рис. 6.16).

Синтаксис: СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]). Например, вы могли бы начать со ссылки на В1 (начало отсчета), спуститься вниз на N строк, сместиться вправо на 0 столбцов (выбрать новую точку отсчета – левую верхнюю ячейку диапазона, который будет возвращен функцией СМЕЩ), и выбрать сам диапазон в 7 строк в высоту и 2 столбца в ширину (желтая область на рисунке).

Функции ПОИСКПОЗ ищет первую строку в диапазоне А2:А22, в которой встречается искомая компания = 200, и возвращает значение 8. Это значение будет указывать функции СМЕЩ насколько сместиться по столбцу В, определяя левый верхний угол диапазона – В9. В ячейке F6 СЧЕТЕСЛИ выясняет, как много ячеек в столбце А, содержащих значение 200 (из ячейки F2). Функция СЧЕТЕСЛИ возвращает значение 7, которое будет использовано в четвертом аргументе функции СМЕЩ и определит высоту диапазона – (с 9-й по 15-ю строку). Можете составить единую формулу, избавившись от промежуточных вычислений:

ВПР(F3;СМЕЩ($B$1;ПОИСКПОЗ(F2;A2:A22;0);0;СЧЁТЕСЛИ(A:A;F2);2);2;ЛОЖЬ)

Сумма всех поисков. Проблема: есть ли какие-то интересные трюки со старой функцией поиска – ПРОСМОТР, которые можно было бы использовать в этой главе, рассказывающей о расширенном поиска?

Допустим, вы хотите оценить общие премиальные выплаты за месяц (рис. 6.17). Вы пока не рассчитываете бонусы по каждому сотруднику, а лишь хотите знать общую сумму бонусов. Формула СУММ(ВПР) не будет работать, даже если вы используете Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести формулу массива. А вот СУММ(ПРОСМОТР) введенная с помощью Ctrl+Shift+Enter будет работать. Правда, функция ПРОСМОТР выполняет лишь приблизительный поиск (т.е., подобна ВПР с аргументом ИСТИНА). В ячейку G8 введите формулу =СУММ(ПРОСМОТР(C2:C26;G2:G6;H2:H6)), но не нажимайте Enter, а нажмите Ctrl+Shift+Enter, завершая ввод формулы массива (если вы не знакомы с формулами массива, см. ).

ВПР, ссылающаяся на другой лист. Проблема: таблица подстановки хранится на другом листе книги. Как сделать ВПР, указывающую на другой лист (рис. 6.18)?

Стратегия: вы могли бы изучить синтаксис для ссылки на другие листы и ввести в формулу правильную последовательность символов. Однако, есть гораздо более простые способы ввести формулу без изучения синтаксиса. Рассмотрим три альтернативные стратегии.

Ссылки типа А2:С29 предполагает, что диапазон расположен на том же листе, что и формула. Чтобы сослаться на другой рабочий лист, официальный синтаксис требует набрать ‘имя листа’!А2:С29. Вы заключаете имя листа в апострофы, затем ставите восклицательный знак, и, наконец, даете ссылку на диапазон ячеек. Если вы введите формулу ВПР с указанным синтаксисом, то получите (рис. 6.19):

ВПР(A2;
‘Таблица просмотра’!$A$1:$C$29;
3;ЛОЖЬ)

Синтаксис слегка изменится если лист, на который ссылаются, не имеет пробелов в имени. В таком случае, можно опустить в апострофы. Формула становится: =ВПР(A38;ТаблицаПросмотра!$A$1:$C$29;3;ЛОЖЬ). Обратите внимание, что при переименовании листа в формуле ВПР изменения происходят автоматически. Excel сам удаляет или добавляет апострофы, во всех формулах, указывающих на переименованный лист.

Альтернативная стратегия: если изучение синтаксиса вам кажется сложным (и неинтересным), используйте имя для таблицы подстановки. Это имя в дальнейшем можно вставить в ВПР (или любую другую функцию). Чтобы присвоить имя, выполните следующие действия:

  1. Перейдите на лист с таблицей подстановки.
  2. Выделите весь диапазон, включающий таблицу подстановки. В данном примере A2:С29.
  3. Щелкните в поле имя слева от строки формул.
  4. Введите имя и нажмите Enter. Не используйте пробелы в имени.

Когда вы доберетесь до второго аргумента функции ВПР, начните вводить «Та…». Появится подсказка (рис. 6.21). Для выбора из списка используйте стрелку вниз для перемещения к строке выбора. Затем нажмите клавишу Tab, чтобы вставить этот фрагмент в формулу. Не пытайтесь использовать Enter. Так как формула еще не завершена, вы получите ошибку. Вместо этого можете дважды щелкнуть мышью на строке «ТабПодст».

В результате вы получите формулу: =ВПР(A2;ТабПодст;3;ЛОЖЬ). Она легче для восприятия, и не требует знания специальных синтаксических правил.

Помните, что одно и тоже имя можно использовать лишь один раз в книге. В принципе, вы можете создать именованный диапазон ТабПодст еще и на Лист1 (рис. 6.22), но он будет определен не во всей книге, а только на Лист1. В этом случае вы можете использовать оба имени диапазона, но опять, как и выше предварить имя нужно будет названием листа и восклицательным знаком: Лист1!ТабПодст. Чтобы не усложнять себе жизнь используйте только разные имена в одной книге.

Альтернативная стратегия: используйте сочетания клавиш, чтобы перейти на другой лист. Начните набирать формулу =ВПР(А2; (рис. 6.23). В этот момент нажмите одновременно Ctrl+PgDn, и вы перейдете на следующий лист. Вы можете повторно нажать Ctrl+PgDn, чтобы перейти к следующему листу. Когда вы окажетесь на нудном листе выберите мышкой диапазон таблицы подстановки, и продолжите набор формулы.

Альтернативная стратегия: разместите рабочие листы бок о бок и используйте мышь, переходя из окна в окно, чтобы построить формулу. Для этого:

  • Пройдите по меню Вид –> Новое окно ; появится вторая такая же по содержанию книга Excel; к имени первого файла прибавится двоеточие и цифра 1, второго – цифра 2.
  • Пройдите по меню Вид –> Упорядочить все .
  • В открывшемся диалоговом окне Расположение окон выберите Рядом и Только окна текущей книги (последняя опция пригодится, если у вас было первоначально открыто несколько книг, а работать вы хотите только с одной книгой и ее дублем; рис. 6.24).
  • Во втором окне перейдите на лист с таблицей подстановки; создайте формулу ВПР с помощью набора с клавиатуры и мыши.
  • Активизируйте окно с:2 в названии; закройте окно кликнув на крестик в правом верхнем углу.

Рис. 6.24. Два окна одной книги рядом; в разных окнах активны разные листы книги

ВПР, ссылающаяся на другую книгу. Проблема: как создать ВПР, ссылающуюся на другую книгу?

В этом разделе для иллюстрации использованы два файла: , .

Подводный камень: этот прием хорошо работает, когда вторая книга открыта. Когда книга закрыта, вы ограничены чтением 10 000 ячеек из закрытой книги. Это не так много, как кажется: если столбцов три, то это 3333 записей, а если столбцов 20, то лишь 499 записей. Проверьте, что ваша таблица подстановки не превышает лимит в 10К ячеек, прежде чем ссылаться на закрытую книгу.

Если вы только что создали книгу, содержащую таблицу подстановки, вы должны сохранить файл прежде, чем перейти к созданию ВПР. Ссылки на несохраненные книги не будут работать, если вы закроете книгу, из которой ссылаетесь, перед сохранением рабочей книги, на которую ссылаются.

Предположим, что у вас есть две открытые книги. Книга, в которой создается ВПР, является активной. Выполните следующие шаги:

  1. Начните создавать формулу =ВПР(А2;
  2. В этот момент нажмите Ctrl+Tab, чтобы переключиться на другую книгу. Обратите внимание, что вы все еще находитесь в режиме редактирования формулы; при этом активной стала книга, содержащая таблицу подстановки.
  3. Используйте мышь или клавиши со стрелками для выбора таблицы подстановки. Обратите внимание, что, как только вы выберите таблицу, Excel автоматически добавит знак доллара в этой части формулы (рис. 6.25). Майкрософт считает, что в 90% случаев ссылки на связанные книги должны быть абсолютными, поэтому он автоматически делает их такими. Не нажмите по привычке F
  4. Введите оставшуюся часть формулы: ;3;ЛОЖЬ) .
  5. Нажмите Enter. Вы вернетесь в исходную книгу

Давайте рассмотрим синтаксис формулы: =ВПР(A2;"Product Table’!$A$2:$C$29;3;ЛОЖЬ).

  • Открывающий апостроф
  • Имя файла в квадратных скобках
  • Имя листа
  • Закрывающий апостроф
  • Восклицательный знак
  • Ссылка на диапазон

Есть два иных варианта синтаксиса формулы. Если, ни имя файла, ни имя листа не содержать пробелов, цифр, или специальных символов, формула не содержит апострофов: =ВПР(А2;ProductTable!$А$2:$С$29;3;ЛОЖЬ).

Если книга с таблицей подстановки закрыта, то Excel вставит в формулу ВПР путь к книге: =ВПР(A2;’D:\Dropbox\ДжеленВПР\Глава 6\Product Table’!$A$2:$C$29;3;ЛОЖЬ)

Рис. 6.28. При открытии файла выберите Обновить

Если вас напрягает постоянные вопросы об обновлении, включите автоматическое обновление. Пройдите по меню ДАННЫЕ –> Подключения –> Изменить связи . В открывшемся окне Изменение связей , в верхней области выберите связь и нажмите внизу кнопку Запрос на обновление связей . В открывшемся окне переключитесь на опцию Не задавать вопрос и обновлять связи . Нажмите Оk. Сохраните файл.

Подводный камень: не переименовывайте и перемещайте книгу, после того как вы создали ссылку на нее. Если вы это сделаете, то должны будете отредактировать ссылки в окне Изменение связей (см. рис. 6.29).

Вернуть последнюю запись. Проблема: некто регистрируется данные по группам. Одна группа – один столбец. Для каждой группы данные начинаются в 5-й строке. Существует различное количество данных в каждом столбце. Мне нужно получить последнюю запись в каждой группе.

Стратегии: существует несколько способов решения задачи. Например, вы могли бы совместить СМЕЩ с СЧЁТЗ, но сейчас проблема будет решить с использованием ВПР с параметром ИСТИНА.

Вернемся к рис. 6.2 и 6.3, где ВПР ищет ставку комиссионного вознаграждения. В таблице подстановки были записи 1000, 7500, 10 000, 15 000 и 20 000. Когда у кого-то была продажа $12 345, то ВПР искала комиссию для ближайшего меньшего значения – $10 000.

Вы можете воспользоваться лазейкой в Excel. Сказать, что вы ищете число, которое больше, чем любое значение в таблице подстановки. Excel вернет последнюю не пустую запись в таблице. Например, в таблице ниже я задал поиск 9 999 999.

Обратите внимание, что в столбце G формула не сбилась из-за наличия пробела. В то же время, формула проигнорировала ZZZ в Н9 и #Н/Д в F10.

Если вы ищите последнюю текстовую запись в столбце, то используйте в качестве поисковой строки текст, который будет превосходить всё разумное в алфавитном порядке, например, ЯЯЯЯЯ (рис. 6.32). Столбцы F и H иллюстрируют проблему этого метода. Если среди значений есть, и текст, и числа, и значения ошибок, ВПР не будет работать. Точнее, вернет последнее текстовое значение.

Что делать, если данные повернуто боком, и вам нужно получить последнее значение из каждой строки? Использовать ГПР вместо ВПР (рис. 6.33).

Дополнительные сведения: вы не обязаны указывать ИСТИНА в качестве четвертого аргумента ВПР. Если опустить четвертый аргумент, Excel по умолчанию использует ИСТИНА.

Возвращение последнего из найденных значений. Проблема: функция ВПР возвращает первое найденное значение. Например, на рис. 6.34 для буквы А ВПР вернет значение 15. Мне нужно получить значение для последнего вхождения. На рис. 6.34 – значение 12 для А .

Стратегия: используйте формулу =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7).

Во-первых, ПРОСМОТР – устаревшая функция, которая оставлена в Excel для обратной совместимости с Quattro Pro. Это необычная функция, имеющая три аргумента:

  • искомое значение – значение, которое функция ПРОСМОТР ищет в первом векторе;
  • просматриваемый вектор – диапазон, состоящий из одной строки или одного столбца; значения должны быть расположены в порядке возрастания: …, -2, -1, 0, 1, 2, …, A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА; в противном случае функция ПРОСМОТР может возвратить неправильный результат (текст в нижнем и верхнем регистрах считается эквивалентным);
  • вектор результатов – диапазон, состоящий из одной строки или столбца; вектор результатов должен иметь тот же размер, что и просматриваемый вектор.

Функция ПРОСМОТР в отличие от ВПР не имеет четвертого аргумента – тип сравнения. Она всегда использует приблизительное совпадение (аналог ИСТИНА в ВПР). Как и любой иной приблизительный поиск, функция ПРОСМОТР дает корректные результаты если просматриваемый вектор (аналог таблицы подстановки в ВПР) отсортирован по возрастанию. Однако, так как в нашем примере вы пытаетесь обмануть Excel, таблицу А1:В7 сортировать не следует. (Пользователи применяют ПРОСМОТР вместо ВПР, как правило в случае, если поиск ведется внутри формулы массива, так как ВПР в этом случае не работает. Об этом см. ниже.)

За работой формулы =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7) можно проследить в окне Вычисление формулы (рис. 6.36). Чтобы открыть его выделите ячейку Е2 и пройдите по меню ГЛАВНАЯ –> Зависимости формул –> Вычислить формулу . Нажимайте кнопку Вычислить , и изучайте, как меняется содержимое окна Вычисление .

Рис. 6.36. Окно Вычисление формулы

Сравнение $A$1:$A$7=D2 сгенерит массив значений ЛОЖЬ/ИСТИНА (рис. 6.37). В нашем случае {ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ). Далее формула делит единицу на этот массив. Excel считает, что ИСТИНА = 1, а ЛОЖЬ = 0. Так что 1/1 =1, а 1/0 возвращает ошибку #ДЕЛ/0! После выполнения деления у вас образовался массив, состоящий из единиц и ошибок #ДЕЛ/0! Приблизительный ВПР игнорирует текстовые записи и значения ошибок. Аналогично и ПРОСМОТР. Теперь самое интересное. Почему я ищу 2 (первый аргумент функции ПРОСМОТР)? Потому, что массив возвращает только единицы и ошибки #ДЕЛ/0! Так что двойка будет заведомо больше любого значения массива (вспомните трюк с 9999999 выше). В итоге ПРОСМОТР вернет последнее значение, соответствующее единице (ошибки игнорируются). Что нам и было нужно))

Рис. 6.37. Пошаговое вычисление формулы =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7)

Дополнительные сведения: эту формулу я подсмотрел на форуме MrExcel.com . Кроме того, я нашел там немало диких формул, которые я когда-либо видел. Я взял коллекцию этих формул и издал их в своей книге Excel Gurus Gone Wild .

Встраивание небольшой таблицы подстановки в формулу. Проблема: у меня небольшая таблица подстановки на 5 строк, скрытая в столбцах АА:АВ. Торговые представители, которые используют файл, могут случайно удалить строку в своих данных, не учитывая, что при этом удалиться часть таблицы подстановки. Как мне надежно спрятать таблицу подстановки?

Стратегия: переместите таблицу подстановки на новый лист и скройте его. Однако, если таблица подстановки небольшая и неизменная, вы можете встроить ее прямо в формулу ВПР. Выполните следующие действия:

  1. Выделите ячейку, содержащую формулу с ВПР (в примере ниже – С4).
  2. Нажмите F2, чтобы перейти в режим редактирования формулы.
  3. Выделите часть формулы, относящейся к таблице подстановки (рис. 6.38).
  4. Нажмите F Это приведет к замене ссылок на значения (рис. 6.39).
  5. Нажмите Enter, завершая редактирование формулы. Скопируйте формулу в другие ячейки.

Пару слов о синтаксисе массивов. Фигурные скобки указывают на то, что это массив. Каждая точка с запятой означает переход в новый столбец. Каждое двоеточие означает переход на новую строку.

Впоследствии изменить массив (встроенную таблицу) довольно трудно. Вы можете попытаться разгадать эту загадку, глядя на точки с запятыми и двоеточия, а можете скопировать массив и поместить его обратно на лист Excel. В последнем случае выполните следующее:

  • Выделите массив из формулы, включая фигурные скобки.
  • Скопируйте символы из буфера обмена.
  • Выберите в свободной части листа пустой диапазон из двух столбцов и пяти строк.
  • В строке формул введите знак равенства. Нажмите Ctrl+V. Нажмите одновременно Ctrl+Shift+Ввод. Excel поместит массив обратно на лист как формулу массива. Он выглядит как обычная таблица, но нельзя изменять отдельные ячейки (рис. 6.40).
  • Выделите таблицу целиком скопируйте ее в буфер, вставьте, как значения. Теперь вы можете редактировать отдельные ячейки в таблице.

Функция ВЫБОР вместо ВПР. Проблема: мне надо выбрать из пяти вариантов. Я не люблю использовать кучу вложенных ЕСЛИ, но и таблицу подстановки размещать на листе не хотелось бы. Есть ли функция, которая позволит мне указать возможные значения внутри самой функции?

Стратегии: в этой ситуации, вы можете использовать функцию ВЫБОР (рис. 6.41).

Первый аргумент функции – число от 1 до 254 (или ссылка на число). Затем необходимо указать значения для каждого возможного числа, введенные в виде отдельных аргументов. Например, =ВЫБОР(B6; " RO – без питания " ; " BB – только завтрак " ; " HB – завтрак и ужин " ; " FB – завтрак, обед и ужин " ; " AI – все включено " ; " UAI – ультра все включено ").

Немного неудобно, что вы должны указать каждый вариант как отдельный аргумент. Я всегда хочу указать все аргументы одним диапазоном, например, В8:В13, но это не будет работать. Однако, если у вас где-то на листе уже есть список аргументов, вы не нуждаетесь в использовании функции ВЫБОР; примените ВПР или ИНДЕКС.

В нашем примере функция ВЫБОР возвращает описание типа питания на основе кода, взятого в ячейке В6. Обратите внимание, что ВЫБОР работает только если у вас цифровые коды (1, 2, 3…). Если у вас буквенные коды (а, б, в…), вам, вероятно, не обойтись без таблицы подстановки. Или вы можете преобразовать буквы в цифры, используя функцию КОДСИМВ(). Например, для строчных русских букв: =КОДСИМВ([ссылка на ячейку с буквой])-223, а для прописных английских: =КОДСИМВ()-64.

Если всё же у вас есть где-то на листе список названий, у вас может появиться искушение ввести формулу =ВЫБОР(В8;В9;В10;В11;В12;В13). Вместо этого, проще использовать =ИНДЕКС(B8:B13;B6). Функция возвратит 3-й пункт из списка в В8:В13 (рис. 6.42).

Я не хочу использовать ВПР. Проблема: я дочитал книгу до этой страницы, и не полюбил ВПР. Есть ли что-нибудь, что будет делать ВПР для меня?

Стратегия: возможны два варианта: PowerPivot и Easy-XL.

Easy-XL – это сторонняя утилита, которая, в частности, включает механизмы подобные ВПР. Скачайте бесплатную 30-дневную пробную версию Easy-XL с сайта