Я обожаю обкатанные схемы - рассказы о том, как люди создали систему, организовав пространство и вещи вокруг себя, адаптировали сервисы и приложения под свои нужды и выжали из них максимум.

Чем проще инструмент, тем проще сделать его по-настоящему своим - и тем интереснее читать о том, как это получается у остальных.

Так выглядит список моих фильтров в Gmail. Рабочие письма и уведомления от трекеров сортируются в папки проектов, письма от магазинов сортируются под ярлыки «Шоппинг», письма от назойливого PR, который отказался удалять меня из списков рассылки, отправляются сразу в «Корзину».

Одна из таких базовых систем - электронная почта . Мы все работаем с ней по-разному: у кого-то во «Входящих » тысячи сообщений, а у меня начинается нервный тик, если я вижу в этой папке больше пяти мейлов; кто-то отводит для обработки почты отдельный час утром и вечером, другие проверяют ежеминутно, чтобы ничего не пропустить.

У меня есть несколько работающих правил - если вы делаете покупки в интернет-магазинах, сидите в социальных сетях, используете хотя бы пару приложений для заметок и блогов и переписываетесь не только с тремя подругами, эти правила могут стать вашими.

Всё, что я пишу ниже, актуально для Gmail.com (я пользуюсь только им ровно шесть лет) - но у всех нормальных крупных сервисов есть аналогичные функции.

Я никогда не удаляю письма

За шесть лет мой ящик заполнился только на 71% - со всеми фотографиями высокого разрешения, видео, архивами целых журналов, документами и вложенными файлами, плюс историей всех чатов в Gtalk . В день я получаю под сотню писем - и после того, как они перестают быть мне нужны, вместо кнопки Delete я нажимаю Archive . Письмо отправляется в папку All Mail, и я в любой момент могу поднять историю любой переписки по ключевым словам, тегам, вложениям, имени адресата и датам - поиск в Gmail , разумеется, так же хорош и удобен, как поиск в Google .

Такой подход называется «методом упорядоченного хаоса» и рекомендуется всеми книжками по организации дел и времени. Главное, что нужно не забыть сделать перед архивацией - добавить пару важных тегов (labels). Мои примеры: «Платежи и документы», «Шоппинг», названия проектов, «Ремонт», имена работодателей.

Я не пользуюсь папками

Строго говоря, ни один из пользователей Gmail "а ими не пользуется - только тегами. Это принципиально другой, расслабленный способ хранения информации: одно письмо может одновременно помечено десятком тегов, при этом лежать в All Mail и не маячить перед глазами, призывая к действию.

Вам не нужно вручную сортировать и перемещать письма между папками, пытаясь решить, где им нужно навсегда сохраниться. Если что, вы всегда всё найдёте. Одно письмо может находиться одновременно в нескольких «папках» - например, одно и то же сообщение может содержать в себе «чек», быть «архивом», и быть связанным с путешествием в «Тасманию». Тогда, когда настанет время перебрать все чеки из путешествия, вы сможете отсортировать все письма по принципу «есть тег "Тасмания" и "чек"», а для архива путешествий можно кликнуть на более общий тег.

Да, я всегда ставлю ту самую галочку «Я согласна получать специальные предложения» - иногда даже до того, как сделаю первую покупку. Все хорошие продавцы присылают в рамках своих программ лояльности купоны, именные скидки, специальные предложения, уведомления о клиентских сейлах за три дня до начала официальных распродаж - почему бы ими при случае не воспользоваться?

Главное, чтобы все эти рассылки не попадали в Inbox . Для этого нужно просто создать несколько фильтров (без паники, это три клика): тогда все письма будут складывать в отдельное место, автоматически получать нужные теги и спокойно ждать своего часа, никуда не теряясь по дороге.

Я создаю мелкие фильтры

  • Мне пришло письмо от Booking.com, оно в принципе полезно, но читать его прямо во входящих я не хочу, конечно, оно не такое срочное;
  • Я нажала на кнопку More и выбрала пункт Filter messages like this ;
  • Gmail отсортировал все письма от сервиса, чтобы мы оба убедились, что мне нужно было именно оно.

  • A я создала список правил:
    • всегда пропускать папку Inbox (любые рассылки во «Входящих» - это бардак и рассеивание внимания),
    • присваивать таким письмам тег Travel,
    • никогда не отправлять письма с этого адреса в папку «Спам», потому что они всё-таки немного полезны,
  • категоризовать их как «Спецпредложения» - это полезно тем, у кого почта от Gmail автоматически сортируется по закладкам, у меня нет, но на всякий случай.
  • последняя галочка отбирает все письма, которые уже валяются в ящике, и «причёсывает» их по этим же правилам.

Когда я соберусь что-нибудь купить или куда-то поехать на выходные, я наберу в поиске Gmail название рассылки, тег или адрес магазина и увижу письма со всеми специальными предложениями на одном экране. Можно спокойно собрать купоны на бесплатную доставку и активировать ждущую вас именную скидку и идти в магазин.

Мне достаточно одного адреса

Допустим, ваш e-mail - [email protected] (просто пример).

Все письма, отправленные на адреса [email protected] , [email protected] и даже письма для [email protected] придут именно вам . Точку (или несколько) можно ставить в любое место email-адреса.

Как это может пригодиться? Например, для создания фильтров заранее:

  • можно приучить себя оставлять в интернет-магазинах только адрес [email protected] и создать фильтр Gmail: «Все письма, отправленные на [email protected] , нужно помечать тегом «Интернет-магазины», не складывать в Inbox и папку Spam, и сразу отмечать как прочитанные». Или, наоборот, помечать как-то специально, чтобы вам было проще найти уведомление о доставке.
  • другой вариант - адрес типа [email protected] - всё, что написано после «+», тоже не считается как отдельный адрес. Здесь может быть небольшая проблема в том, что некоторые сайты об этом знают, и могут не принять такой адрес при регистрации, чтобы вы их письма не фильтровали.

Update, май 2017

С момента публикации этого поста Gmail добавил несколько сервисов - например, запустил своё iPhone-приложение, сделал сервис Inbox , который мне пока так и не полюбился, но надо разобраться, и стал сортировать письма по табам.

Ещё на свете появился очень крутой сервис Unroll.me , который позволяет ещё быстрее склеивать в один длинный рулон спецпредложения и рассылки от магазинов. Но базовые инструкции остаются теми же, так что я просто обновила этот пост и починила поломанные картинки.


Мне 33 года, я живу в Хобарте (Тасмания), работаю в финансовом UX, езжу на скутере, закончила Master of Interactive Multimedia в UTS, Sydney. Люблю котов и кошек.

Как настроить почту на Яндексе. В наше время человек, не имеющий своего почтового ящика в Интернете, считается чуть ли не пещерным жителем. Прошли те времена, когда мы писали письма своим знакомым и родным на бумаге или поздравительных открыточках, и ждали с нетерпением ответа. Теперь молодые даже не знают, как это приятно получать такие простые и долгожданные весточки. А теперь мы заводим свои почтовые ящики на всяких там сервисах типа mail.ru, и при встрече или знакомстве в интернете даем свое «мыло» (почтовый адрес) с какой-то там «собакой точкой ру». Наши предки, услышав такое, подумали бы, что их правнуки совсем с катушек съехали. А для нас это в порядке вещей. Ящики то заводят, а вот настроить их правильно могут далеко не все. Некоторые бояться лезть в такие дебри, как настройки, а некоторые просто даже не догадываются о том, что этот ящик можно еще и настроить, и сидеть в нем, как в танке.

Сразу хочу сказать, что настраивать под себя можно и нужно любой почтовый ящик, только после настроек вы почувствуете себя комфортно и защищенным. Так как у меня основная почта на Яндексе, то и рассказывать я буду о почте Яндекса.

Итак, вы создали свой ящик и получили свое «мыло». Теперь надо настроить этот самый почтовый ящик.

Заходим в свою почту, и сразу ищем слева ссылку «Настроить ». Переходим по ней и начинаем переходить по ссылкам и просматривать.

Далее заходим в Сбор почты с других ящиков . Вот это самое интересное. Здесь можно настроить так, чтобы на этот ящик приходила почта с других ваших почтовых ящиков, начиная с того же яндекса (кто сказал, что почтовый ящик должен быть один) и заканчивая mail.ru или gmail.com.

Вносите в окошки ниже Забирать почту из ящика , e-mail другого ящика, ниже прописываете его пароль, жмете кнопку Включить сборщик , и вся почта с другого адреса будет приходить сюда. Вам даже заходить туда не надо будет. Ну, разве что зайти раз в год и почистить его.

В Папках и метках вы можете создать свои папки для сортировки писем, и задать им всякие метки. Также поставьте переключатель, как вам удобно сортировать письма: по алфавиту или по количеству. По-моему по алфавиту удобнее.

Правила обработки почты . Тут вы можете создать свое правило для всей почты. Если вас одолели спамные письма, то укажите адрес почтового ящика спамера, и выберите действие (Удалить, Пометить прочитанным, Положить в папку, Поставить метку) для этого письма в колонке ниже. Потом нажмите кнопку Создать правило или Применить к существующим письмам . Больше эти письма не будут вас беспокоить.

Безопасность . Здесь обязательно внесите номер вашего мобильника. Если кто-то попытается взломать вашу почту, то вас тут же оповестят об этом. Здесь же можно поменять пароль.

Контакты . В этом окне установите галочку на запись Автоматически собирать . Тогда все адреса с которых приходят письма будут автоматически запоминаться в вашей адресной книге.


Дела . Если вы установите галочку на запись Показывать Дела на страницах почты , то внизу справа у вас будет стоять небольшое окошко, в которое можно записать какие-нибудь заметки или адреса.

Почтовые программы можете посмотреть, но настройки лучше не трогайте.

А вот на вкладке Прочие параметры побывайте обязательно. Здесь вы можете либо что-то убрать, либо добавить на ваше усмотрение.

Вот такие настройки можно сделать в своем почтовом ящике. Если что-то не понятно, то посмотрите видеоролик: Как настроить почту на Яндексе

В предыдущей статье я рассказывал о том, как можно сортировать письма по папкам (ярлыкам) в почтовом сервисе GMail . А в этой статье я покажу как раскладывать входящие письма по нужным папкам на почте Яндекса, в которой этот процесс даже более интуитивно понятен, чем в Google.

Сейчас не буду углубляться непосредственно в суть всего этого разбиения писем по папкам, поскольку об этом подробнее уже писал в предыдущей статье (ссылку видите выше).

Если в почте GMail папки называются правильно “ярлыки” и слово “папка” вы там не увидите, то в Яндекс употребляется именно понятие “папка” для писем.

Создание папок для сортировки писем в Яндекс

В Яндексе папки создаются элементарно.

Слева в личном кабинете почты расположены основные папки, такие как “Входящие”, “Отправленные”, “Удалённые” и под ними расположена ссылка “Создать папку”. Нажмите на неё:

В открывшемся окошке нужно указать название папки и такое, чтобы вы потом сами понимали, что за письма в ней содержатся:) Понятное дело, что назвав папку “123”, вы потом вряд ли поймёте, что за письма в ней лежат:))

Здесь же вы можете выбрать “родительскую” папку, т.е. ту, в которую будет помещена создаваемая данная папка (подпапка).

Например, есть папка с названием “Фирма А”, в которую у вас будут попадать все письма от фирмы “А”. И поскольку письма могут быть от разных людей и для разных целей, вы можете в той папке создать ещё несколько подпапок, например, “От руководства”, “Отчёты”, если, конечно, вам нужна такая детальная сортировка.

Чтобы создать такую подпапку, нажмите “Вложить в другую папку” и выберите нужную родительскую папку.

Всё. Можно нажимать “Создать папку” внизу и она будет создана.

Принцип сортировки писем по папкам в Яндексе

Сортировать письма по созданным папкам в Яндекс вы можете 2 способами:

    Вручную. То есть, выбрав нужное письмо, перекладываете его в нужную папку;

    Автоматически . Создав специальные правила (условия) для переброски определённых писем в нужные папки сразу при поступлении их на почту.

Ручное перемещение писем в папку

Ручная переброска письма или нескольких в нужную папку делается так...

Выбираете в списке писем одно или несколько, которые хотите переместить в другую папку, нажимаете “В папку” и из появившегося окна выбираете, в какую папку они будут перемещены.

А можно открыть само письмо и проделать то же самое. Разницы нет.

Автоматическое размещение писем в нужные папки

Автоматическое размещение писем можно настроить прямо при создании самой папки.

Для этого в окне создания папки нажмите “Яндекс.Почта может автоматически перекладывать …”.

В открывшемся окне будут даны условия (“Складывать в папку, если”), при помощи которых вы можете настроить автоматическую переброску писем.

Например, вы можете заполнить адрес в условии “От кого” или часть адреса, и в итоге, если при поступлении письма на почту адрес отправителя будет совпадать с тем, что вы указали в том условии, то оно сработает и письмо отправится в данную папку.

Чтобы сделать условие более “узким”, вы можете указать ещё и тему. В итоге будут проверяться сразу 2 условия: адрес и тема письма. И только в том случае если и то и другое соответствует указанному вами, письмо будет отправлено в нужную папку.

Здесь же, если необходимо, можно перейти к настройке более сложных и гибких условий, нажав “Мне нужны более сложные условия” .

В открывшемся окне вы можете создать более сложные условия и действия над поступающими на почту письмами.

Принцип аналогичен: указываете само условие и выбираете, что делать с письмом при выполнении данного условия.

Также добраться до создания условий и действий с письмами можно через подраздел «Правила обработки почты» общих настроек.

Действие над папками (удалить, переименовать, настройка)

Созданные папки можно легко удалить и переименовать. Нужно лишь кликнуть по папке в списке правой кнопкой мыши и выбрать соответствующее действие из всплывающего окна:

Если нужно более детально настроить папки, нажмите “Настройки папок и меток” в том же меню. Так вы перейдёте в отдельное окно, где можете поменять расположение папок друг над другом, вложить одну папку в другую, создать условия перемещения писем в них.

Заключение

Когда письма сортируются по папкам, работать с почтой проще и главное - удобнее, потому что всё разложено по полочкам. В Яндексе, как вы уже поняли, создавать папки, управлять ими и сортировать по ним письма очень просто и интуитивно понятно. Поэтому владельцам почты на Яндексе рекомендую взять это на вооружение, если ещё не пользуетесь!

Владимир Белев

в этой статье я покажу как раскладывать входящие письма по нужным папкам на почте Яндекса, в которой этот процесс даже более интуитивно понятен, чем в Google.

Сейчас не буду углубляться непосредственно в суть всего этого разбиения писем по папкам, поскольку об этом подробнее уже писал в предыдущей статье (ссылку видите выше).

Если в почте GMail папки называются правильно “ярлыки” и слово “папка” вы там не увидите, то в Яндекс употребляется именно понятия “папки” для писем.

Создание папок для сортировки писем в Яндекс

В Яндексе папки создаются элементарно.

Слева в личном кабинете почты расположены основные папки, такие как “Входящие”, “Отправленные”, “Удалённые” и под ними расположена ссылка “Создать папку”. Нажмите на неё:

В открывшемся окошке нужно указать название папки и такое, чтобы вы потом сами понимали, что за письма в ней содержатся:) Понятное дело, что назвав папку “123”, вы потом вряд ли поймёте, что за письма в ней лежат:))

Здесь же вы можете выбрать “родительскую” папку, т.е. ту, в которую будет помещена создаваемая данная папка (подпапка). Например, есть папка с названием “Фирма А”, в которую у вас будут попадать все письма от фирмы “А”. И поскольку письма могут быть от разных людей и для разных целей, вы можете в той папке создать ещё несколько подпапок, например, “От руководства”, “Отчёты”, если, конечно, вам нужна такая детальная сортировка.

Чтобы создать такую подпапку, нажмите “Вложить в другую папку” и выберите нужную родительскую папку.

Уже можно нажимать “Создать папку” внизу и всё, папка будет создана.

Все созданные дополнительные папки располагаются под “Входящие”:

Принцип сортировки писем по папкам в Яндексе

Рассортировывать письма по созданным папкам вы можете 2-мя способами:

    Вручную. То есть, выбрав нужное письмо, перекладываете его в нужную папку;

    Автоматически. Создав специальные правила (условия) для переброски определённых писем в нужные папки сразу при поступлении их на почту.

Ручное перемещение писем в папку

Ручная переброска письма или нескольких в нужную папку делается так...

Выбираете в списке писем одно или несколько, которые хотите переместить в другую папку, нажимаете “В папку” и из появившегося окна выбираете, в какую папку они будут перемещены.

А можно открыть само письмо и проделать то же самое. Разницы нет.

Автоматическое размещение писем в нужные папки

Автоматическое размещение писем можно настроить прямо при создании самой папки.

Для этого в окне создания папки нажмите “Яндекс.Почта может автоматически перекладывать …”.

В открывшемся окне будут даны условия (“Складывать в папку, если”), при помощи которых вы можете настроить автоматическую переброску писем.

Например, вы можете заполнить адрес в условии “От кого” или часть адреса и в итоге, если при поступлении письма на почту адрес отправителя будет совпадать с тем, что вы указали в том условии, то оно сработает и письмо отправится в данную папку.

Чтобы сделать условие более “узким”, вы можете указать ещё и тему. В итоге будут проверяться сразу 2 условия: адрес и тема письма. И только в том случае если и то и другое соответствует указанному вами, письмо будет отправлено в нужную папку.

Здесь же, если необходимо, можно перейти к настройке более сложных и гибких условий, нажав “Мне нужны более сложные условия” .

В открывшемся окне вы можете создать более сложные условия и действия в зависимости от данных условий над поступающими на почту письмами.

Принцип аналогичен: указываете само условие и выбираете, что делать с письмом при выполнении данного условия.

Действие над папками (удалить, переименовать, настройка)

Созданные папки можно легко удалить и переименовать. Нужно лишь кликнуть по папке в списке правой кнопкой мыши и выбрать соответствующее действие из всплывающего окна:

Если нужно более детально настроить папки, нажмите “Настройки папок и меток” в том же меню. Так вы перейдёте в отдельное окно, где можете поменять расположение папок друг над другом, вложить одну папку в другую, создать условия перемещения писем в них.

Заключение

Когда письма сортируются по папкам, работать с почтой проще и главное - удобнее, потому что всё разложено по полочкам. В Яндексе, как вы уже поняли, создавать папки, управлять ими и сортировать по ним письма очень просто и интуитивно понятно. Поэтому, владельцам почты на Яндексе рекомендую взять это на вооружение, если ещё не пользуетесь!

По умолчанию в текущей папке отображается 30 последних писем. Чтобы увидеть предыдущие письма, нажмите кнопку Ещё письма (под списком писем).

Изменить количество писем на странице можно в настройках:

В трехпанельном интерфейсе в текущей папке отображаются все письма. Чтобы прочитать полученные ранее письма, пролистайте список вниз.

Выделить письма

С выделенными письмами можно совершать различные действия:

  • пометить прочитанным
  • переместить в другую папку
  • установить метку
  • пометить как спам
  • закрепить вверху списка
  • удалить

","hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":true,"areas":[{"shape":"circle","direction":["top","right"],"alt":"Выделить все письма на странице","coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":false},{"shape":"circle","direction":["bottom","right"],"alt":"Выделить одно письмо","coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":false,"hasBottomCallout":true}]}}">

При выборе писем в трехпанельном интерфейсе удерживайте клавишу Ctrl . Для выделения всех писем на странице используйте сочетание клавиш Ctrl + A .

Читать текст письма в списке писем

Просматривать письма по категориям

","hasTopCallout":false,"hasBottomCallout":false,"areas":[{"shape":"rect","alt":"","coords":,"isNumeric":false}]}}">

Письма с личных электронных ящиков отображаются на вкладке Общение .

Закрепить письмо вверху списка

Чтобы важное письмо было на виду, закрепите его вверху списка. Для этого выделите письмо и нажмите кнопку Закрепить .

Закрепленное письмо выделяется слева желтой полосой и показывается первым во всех папках. Например, входящее письмо будет отображаться и в папке Отправленные . Новые письма показываются под закрепленными.

Примечание. Если в папке Входящие вы видите отправленные или старые письма вместо новых, проверьте, нет ли в ней закрепленных писем.

Пометить письмо прочитанным или непрочитанным

Чтобы пометить письмо прочитанным, нажмите на значок слева от темы письма.

Чтобы пометить письмо непрочитанным, нажмите на значок слева от темы письма.

Чтобы пометить прочитанными все письма в папке, нажмите на значок справа от названия папки и подтвердите действие:


Неправильно отображаются элементы страницы

Старые письма в списке отображаются над новыми

Такие письма закреплены вверху списка. Закрепленные письма выделяются желтой полосой слева от строки письма.

Чтобы открепить письмо, выделите его и нажмите кнопку Открепить .

Когда все письма будут откреплены, желтая полоса слева от них исчезнет. Открепленные письма автоматически отсортируются по дате получения.

Нет кнопок над списком писем

Кнопки отображаются тогда, когда вы начинаете работать с конкретными письмами. Выделите хотя бы одно письмо в списке - и кнопки появятся.